Text copied to clipboard!
Titlu
Text copied to clipboard!Manager de documente
Descriere
Text copied to clipboard!
Căutăm un Manager de documente dedicat și organizat pentru a se alătura echipei noastre și a asigura o gestionare eficientă a tuturor documentelor companiei. Acest rol este esențial pentru menținerea integrității informațiilor, conformitatea cu reglementările legale și facilitarea accesului rapid la datele necesare pentru desfășurarea activităților zilnice. Managerul de documente va lucra îndeaproape cu toate departamentele pentru a dezvolta și implementa politici și proceduri de gestionare a documentelor, atât în format fizic, cât și digital.
Responsabilitățile includ organizarea, clasificarea, arhivarea și monitorizarea documentelor, precum și asigurarea securității și confidențialității acestora. De asemenea, va fi responsabil de implementarea și întreținerea sistemelor de management al documentelor (DMS), instruirea personalului în utilizarea acestora și efectuarea de audituri periodice pentru a verifica respectarea politicilor interne.
Candidatul ideal trebuie să aibă o atenție deosebită la detalii, abilități excelente de organizare și comunicare, precum și o bună înțelegere a cerințelor legale privind păstrarea documentelor. Experiența anterioară într-un rol similar și cunoștințele în utilizarea software-urilor de gestionare a documentelor reprezintă un avantaj semnificativ.
Această poziție oferă oportunitatea de a contribui direct la eficiența operațională a companiei și de a lucra într-un mediu profesional, dinamic și orientat spre inovație. Dacă sunteți pasionat de organizare, aveți o abordare riguroasă și doriți să faceți parte dintr-o echipă dedicată, vă încurajăm să aplicați.
Responsabilități
Text copied to clipboard!- Gestionarea și organizarea documentelor fizice și digitale
- Implementarea și întreținerea sistemelor de management al documentelor
- Asigurarea conformității cu politicile interne și reglementările legale
- Clasificarea și arhivarea documentelor în mod eficient
- Monitorizarea ciclului de viață al documentelor
- Instruirea angajaților privind procedurile de gestionare a documentelor
- Colaborarea cu alte departamente pentru optimizarea fluxurilor de documente
- Efectuarea de audituri periodice ale arhivelor
- Asigurarea securității și confidențialității informațiilor
- Elaborarea și actualizarea politicilor de gestionare a documentelor
Cerințe
Text copied to clipboard!- Studii superioare finalizate, preferabil în domenii administrative sau informaționale
- Experiență anterioară într-un rol similar
- Cunoștințe solide de utilizare a sistemelor de management al documentelor
- Abilități excelente de organizare și atenție la detalii
- Capacitatea de a lucra independent și în echipă
- Cunoștințe privind reglementările legale referitoare la păstrarea documentelor
- Abilități bune de comunicare scrisă și verbală
- Disponibilitate pentru instruirea altor angajați
- Capacitatea de a gestiona mai multe sarcini simultan
- Cunoștințe de operare PC și pachet Microsoft Office
Întrebări posibile la interviu
Text copied to clipboard!- Aveți experiență în utilizarea unui sistem de management al documentelor?
- Cum ați organiza un volum mare de documente într-un timp scurt?
- Ce metode folosiți pentru a asigura confidențialitatea documentelor?
- Ați avut vreodată responsabilitatea de a instrui colegii în privința procedurilor de arhivare?
- Cum gestionați documentele care trebuie păstrate conform legislației?
- Puteți oferi un exemplu de îmbunătățire a unui proces de gestionare a documentelor?
- Cum reacționați în fața unui audit intern privind documentele?
- Ce tipuri de documente ați gestionat în trecut?
- Cum vă asigurați că documentele sunt ușor de accesat de către colegi?
- Ce software-uri de gestionare a documentelor ați utilizat?
